浅析检察机关建立多功能的电子公文处理平台的必要性

公文办理很重要。对于领导来说，他是领导者行使职能、推动工作、实施决策的重要手段。对于文秘人员来说，写材料是文秘人员的看家本领和核心能力。目前写材料不仅要有不怕吃苦的精神，随着管理扁平化、信息化要求的不断加强，更需要建立公文处理系统这个智能化平台。

电子公文处理系统需要依靠网络信息技术对公文进行高效有序的电子化处理，是为解决横向公文交换以及纵向公文交换而存在的，是电子政务建设的重要组成部分，是关系到办公室工作信息化的基础性工程，其意义和必要性主要体现在以下两个方面：一是加强横向的、纵向的信息传递速度；通过公文交换标准以及相应的组件技术加强已有办公自动化系统的联系，消除信息孤岛。二是通过公文交换节约办公经费；公文交换通过将文件数据电子化，增加了硬件网络通讯平台的利用率，同时节省了传统公文传递过程之中的相关费用。

检察机关应该建立一个统一的公文处理系统，这个系统需要包含工作桌面、政务办公平台、收文管理、发文管理、系统配置等多个平台；要包括个人文件夹、公文起草、公文代办、超时公文、公文查阅、通讯录、发文登记、发文管理、收文登记、收文管理、联合发文、公文签章、公文模板管理、电子签章管理、即时提醒、公文统计、系统管理等功能模块。

 建立这样的一个系统有许多好处，下面只谈一点：一份拥有完美体例格式的公文出自于撰稿者异乎寻常的责任心、耐心与细心——人工强记所有格式要求，并在每一次行文中逐一调整检查，并不容易。然而，从另一方面来说，公文体例格式上出的问题，都是“死问题”，是只要“死记硬背”就完全可以轻松解决的问题。计算机的机械性、精准性就可以将这样一个繁杂的问题转化为轻松的问题。

根据需要可以制定相应公文的红头模版。将Word集成到系统中来，工作人员可以直接起草公文。

在公文管理模块下?可以预先设定新建公文时并不是一张空白的任由发挥的A4纸，而是一张按公文要素排列、逐项待填的表格，表格中每个项目背后均加以规范性控制，例如：公文的编号或字号都按照检察机关的公文编码体系自动设定，拟稿人员无需查询核对和填写；系统自动识别拟稿人身份，新建公文时，会根据拟稿人ID自动引入拟稿人主办单位、主办单位负责人等信息；如发现有的要素没有填报齐全，系统完全可以给出提示直至填写完整。以上功能保证了公文在形式上的完整和规范。

可以在公文管理模块设定新建一份公文时，并不马上调出表格页面填写信息，而是弹出一个对话框引导用户分步选择公文种类信息。在这个对话框中，系统对不同用途的下行文、平行文、上行文所可用的文种进行自动区分、限定和锁定，无法错选。

在这样的系统平台下，页面纸型和边距按参数完成设定，秘密等级、紧急程度、字号、标题、成文时间、附注、版记位置被正确摆放，所有要素的字体字号和行距完全按标准显示，并辅以专业的电子印章管理软件后，公文从排版到打印、盖章一气呵成，办公自动化程度迅速提升，公文经办人员的劳动负荷显著降低。

相对而言，计算机对公文格式的控制是比较简单的工作，而对公文内容的管理由于考虑的因素更多更细，人力因素参与较多，计算机在此处发挥效力不是那么强大。但是我们仍然需要有一个基础的认识，就是自动化系统可以有所作为。通过不断模拟人的思维对公文内容的质量问题进行分解，我们可以运用实时引导、识别常见错误、提供帮助三项手段，成功实现引导、纠错、学习咨询三个功能，从而有效辅助公文撰稿者在运用公文自动化系统撰写公文时更好地把握公文内容质量。

可以预先设定公文管理模块在撰稿人填写公文要素表格的过程中，会根据后台设定模式按关键词主动识别常见错误，对可疑之处以红色字体显示，并跳出对话框，让撰稿人甄别，实时辅助撰稿人修改可能出现的错误。例如，当标题一栏中同时出现请示报告字样，系统会提示“请示与报告混用”的问题；当标题中出现任意标点符号时，系统会提示标点误用的问题等等。除此之外，当发生签发人非主要负责人、越级报送等情况时，均有相应的禁止性提示。在传统的公文拟稿过程中，当撰稿人遇到问题时一般会向经验丰富的办公室工作人员咨询请教，从而保证公文质量不致偏差。模拟这一处理方法，可以针对性地开发实时帮助功能，预先设定撰稿人可能遇到的诸种困难，随时随地解决疑难。例如，在公文要素表格的填写过程中，可以每个栏目的空格前设有小问号，当撰稿人无法确定要素内容时，可点击小问号，由系统马上出现提示，告知相关栏目的填写方法。当撰稿人对所写公文的习惯用语、基本格式、常规方法不太熟悉时，可以在公文要素表格的页面进入“公文示例”板块，在这里提供常用文种不同用途的经典范例和写作要领，便于撰稿人把握细节；在系统中可以设置“帮助”按钮，便于撰稿人在写作过程中实时了解相关公文写作的注意事项、规章、常识、体例等。通过这一系列实时的无处不在的引导、纠错和辅助功能，使办公系统的公文管理模块最大限度地保证撰稿人在拟稿过程中获得全方位的帮助，从源头上切实加强公文内容的质量管理。

也许以上想法看上去似乎是在为慵懒开脱，但是，在一些检察机关已经开始使用法律文书纠错系统的情况下，相应的建立一个集文书纠错、规范体例、引导帮助为一体的公文处理系统很有必要。建立这样一个系统，是杜绝办文不规范的有效手段，也符合适应扁平化信息化管理要求、规范完善检察机关办文办会办事工作机制、进一步提高政务保障能力和水平的要求。

当然之前已经叙述过，针对这样一个电子公文处理系统，不仅要有公文规范撰写功能，还需要它是一个政务办公、收文管理、发文管理的综合性平台，办文办公办事的具体功能均可以用现代信息技术手段加以实现，使检察机关办文、办事、办会工作更加规范高效，更加有效地提高政务保障能力和水平。